Nutzungsbedingungen

Nutzungsbedingungen

Stand: April 2025

1. Geltungsbereich

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von cunnect.keyless – einer technischen Schnittstelle zwischen dem RoomRaccoon PMS und Loxone zur automatisierten Erstellung und Verwaltung digitaler Zugangscodes für Hotelzimmer.

2. Leistungsbeschreibung

cunnect.keyless verarbeitet automatisch Buchungsdaten zur Erzeugung und Verwaltung von Zugangscodes (Keycodes).

• Buchungsnummer
• Raumbezeichnung
• Buchungszeitraum
• E-Mail-Adresse
• Zugehöriger Keycode

Weitere vom PMS übermittelte Daten (z. B. Name, Telefonnummer, Rechnungsanschrift) werden nicht gespeichert und sofort verworfen.

Die Keycodes sind im cunnect-Web-Portal für den Kunden einsehbar und optional über ein Gästeportal auch für Gäste abrufbar. Gäste können ihren Keycode frühestens 24 Stunden vor Anreise einsehen. Die Keycodes sind auf dem Loxone-System nur für den gebuchten Zeitraum aktiv (zwischen Ankunfts- und Abreisezeit).

Alle gespeicherten Daten – einschließlich der Keycodes – werden zwei Wochen nach dem Abreisedatum automatisch gelöscht.

3. Zugriffsrechte

Kunden können über das cunnect-Web-Portal alle aktiven Keycodes einsehen, bearbeiten oder manuell löschen. Optional kann ein Gästeportal aktiviert werden.

4. Gebühren und Vertragslaufzeit

• Nutzungsgebühr: 60 € pro Monat
• Kündigung: in Textform, mit 1 Monat Frist zum Monatsende
• Sonderkündigung: bei Missbrauch oder Zweckentfremdung möglich (ohne Rückerstattung)

5. Haftung

Keine Haftung für:

• Technische Störungen außerhalb unseres Einflussbereichs
• Missbrauch von Zugangscodes durch Gäste

6. Datenschutz & AVV

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß DSGVO. Bestandteil dieses Vertrags ist der allgemeine Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der für alle Kunden verbindlich ist.

7. Änderungen

cunnect.keyless behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen anzupassen. Änderungen werden rechtzeitig mitgeteilt.

Allgemeiner Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Stand: April 2025

1. Vertragsparteien

Verantwortlicher: Der jeweilige Hotelkunde, der cunnect.keyless nutzt
Auftragsverarbeiter: cunnect GmbH, Betreiber von cunnect.keyless

2. Gegenstand der Verarbeitung

Dieser Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch cunnect.keyless im Auftrag des Verantwortlichen. cunnect.keyless ist eine Schnittstelle zur automatisierten Generierung digitaler Zugangscodes für gebuchte Hotelzimmer.

3. Art, Zweck und Dauer der Verarbeitung

• Zweck: Erstellung und Verwaltung digitaler Schlüsselcodes (Keycodes) für gebuchte Zimmer
• Art der Daten: Buchungsnummer, Raumbezeichnung, Buchungszeitraum, E-Mail-Adresse, Keycode
• Nicht verarbeitete Daten: Name, Telefonnummer, Anschrift etc. (werden sofort verworfen)
• Dauer: Speicherung bis zwei Wochen nach dem jeweiligen Abreisedatum

Die Keycodes werden über das Web-Portal für den Kunden einsehbar gemacht. Gäste können ihre Keycodes optional über ein Self-Service-Portal abrufen (per Buchungsnummer + E-Mail), frühestens 24 Stunden vor Anreise.

Keycodes sind auf dem Loxone-System des Kunden nur während des gebuchten Zeitraums aktiv (Ankunfts- bis Abreisezeit).

4. Kategorien betroffener Personen

Buchende Gäste der Hotels

5. Pflichten des Auftragsverarbeiters

• Verarbeitung ausschließlich auf Weisung des Verantwortlichen
• Vertraulichkeitspflicht
• Verschlüsselte Speicherung der Daten inkl. Keycodes
• Unterstützung bei Betroffenenrechten
• Meldung von Datenschutzverstößen
• Löschung aller Daten (inkl. Keycodes) nach Ablauf der Frist
• Keine Verarbeitung über den festgelegten Zweck hinaus

6. Subunternehmer

Aktuell eingesetzter Subunternehmer: AWS (europäische Rechenzentren). Weitere Subunternehmer nur nach vorheriger Information.

7. Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)

• Datenverschlüsselung (AES-256)
• Zugriffsbeschränkung und Rollenmanagement
• Hosting innerhalb der EU
• Zugriffskontrolle und Protokollierung
• Regelmäßige Sicherung und Monitoring

8. Vertragsbeendigung

Alle personenbezogenen Daten, einschließlich der Keycodes, werden spätestens zwei Wochen nach der Abreise automatisch gelöscht.

9. Geltung

Dieser AVV gilt einheitlich für alle Kunden von cunnect.keyless. Die aktuelle Version ist öffentlich zugänglich unter: [Link zur PDF]. Mit Vertragsabschluss wird der AVV verbindlich Bestandteil der Geschäftsbeziehung.

Datenschutzerklärung

Stand: April 2025

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist das jeweilige Hotel, das cunnect.keyless nutzt. cunnect.keyless agiert ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

2. Verarbeitete Daten

• Buchungsnummer
• Raumbezeichnung
• Buchungszeitraum
• E-Mail-Adresse
• Keycode

Andere übertragene Buchungsdaten (z. B. Name, Telefonnummer, Rechnungsanschrift) werden nicht gespeichert oder weiterverarbeitet und unmittelbar verworfen.

3. Speicherfrist

Alle personenbezogenen Daten – einschließlich der Keycodes – werden automatisch zwei Wochen nach dem Abreisedatum gelöscht.

4. Zweck der Verarbeitung

Zweck ist die Bereitstellung und Verwaltung digitaler Zugangscodes für Hotelzimmer. Die Keycodes sind auf dem Loxone-System des Hotels nur für die gebuchte Aufenthaltsdauer aktiv. Gäste können ihren Keycode optional 24 Stunden vor Anreise über das Web-Portal unter Angabe ihrer Buchungsnummer und E-Mail-Adresse einsehen.

5. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag des Hotels auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die Zusammenarbeit basiert auf dem allgemeinen Auftragsverarbeitungsvertrag.

6. Sicherheit & Hosting

• Verschlüsselte Speicherung
• Serverstandort ausschließlich innerhalb der EU
• Zugriff nur durch autorisiertes Personal
• Keine Weitergabe an Dritte oder Drittländer

7. Betroffenenrechte

Anfragen zu Betroffenenrechten (z. B. Auskunft oder Löschung) sind an das jeweilige Hotel zu richten. cunnect.keyless unterstützt den Verantwortlichen bei Bedarf.

8. Änderungen

Wir behalten uns Änderungen dieser Datenschutzerklärung vor. Die aktuelle Version ist jederzeit unter [eure-seite.de/datenschutz] abrufbar.

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